A Ocyan possui vários canais de comunicação para o público interno, das TVs nos escritórios à rede social interna. Mas todo comunicado interno passava pelo e-mail. O time era refém de um processo manual via Outlook, sem nenhuma métrica de leitura. Com a PowerComm, isso mudou: o disparo saiu do manual, cada comunicado passou a ser medido, e o time ganhou um segundo canal no Teams, deixando de depender só do e-mail.
Hoje a gente comunica com dado, não no feeling. Sabe o que cada comunicado gera, no e-mail e no Teams, e decide em cima disso. Essa inteligência a gente não tinha antes da PowerComm.
Igor Fonseca, comunicação interna da Ocyan
O desafio que a Ocyan tinha
Antes da PowerComm, todo comunicado interno da Ocyan passava pelo e-mail. O problema era que:
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O disparo era manual
Cada comunicado era montado e enviado manualmente, diretamente pelo Outlook. Montar a peça dava trabalho, e o tamanho do público interno não cabia num envio só, então o mesmo comunicado às vezes precisava sair mais de uma vez.
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E, principalmente, não havia indicadores
Depois que o e-mail saía, não haviam métricas de entrega ou visualização do comunicado. Sem esse dado, era um desafio para a equipe otimizar o próprio trabalho: não dava pra saber qual comunicado funcionava, nem quais temas eram relevantes. E não dava pra apresentar às outras áreas o que valia a pena comunicar.
O principal gatilho para trazer a PowerComm foram os indicadores. A gente tem metas, e comunicação interna não é tão óbvia de dados. Antes, a gente ficava mais refém do feeling.
Igor Fonseca, comunicação interna da Ocyan
A solução
Menos trabalho manual
Com um editor visual, a PowerComm possui modelos de comunicado prontos e salva a identidade da marca, então não é preciso montar do zero em todo envio. O envio também passou a ser programado, sem depender de montar e disparar no Outlook. Agora, na hora de enviar, é só selecionar as segmentações-alvo e realizar o disparo para todos. Ou seja, o esforço saiu do formato e foi para a qualidade do conteúdo.
A gente gastava muito tempo pensando no formato, e não no conteúdo. Agora consegue focar mais na qualidade.
Gabriel Trani, comunicação interna da Ocyan
Ativação do Teams como canal de comunicação interna
A PowerComm trouxe essa possibilidade, e o canal se tornou um dos principais da área de comunicação interna. A adoção foi, principalmente, orgânica, porque as pessoas já usavam o Teams no dia a dia, e hoje é o canal de maior alcance da empresa, com cerca de 90% de visualização. Com ele, o time desafoga o e-mail: alguns comunicados mais frequentes agora vão pelo Teams.
A gente não tinha nem pensado em comunicação via Teams. E virou um ativo bastante interessante quando a PowerComm trouxe.
Igor Fonseca, comunicação interna da Ocyan
Métricas por comunicado
A equipe passou a ver quem leu cada mensagem, no e-mail e no Teams. Isso virou rotina de gestão: todo mês a Ocyan acompanha a evolução da interação, quais áreas e temas tiveram mais acesso. E pesa nos comunicados urgentes, onde dá pra garantir a leitura do público interno. O time também ganhou mais visibilidade para otimizar o próprio trabalho, entendendo quais comunicados insistir e o que cortar.
Saber quem leu e quem não leu é uma informação fundamental.
Igor Fonseca, comunicação interna da Ocyan
O processo de implementação da PowerComm
A Ocyan chegou a avaliar ferramentas de e-mail marketing, mas conectá-las exigiria um projeto de integração pesado com a base da empresa. A integração da PowerComm com a Microsoft permite que os integrantes já apareçam em listas atualizadas dentro da plataforma.
O impacto
A comunicação interna da Ocyan ganhou dado, alcance e liberou mais tempo para continuar focando no essencial.
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Mais alcance e visualização
O Teams alcança cerca de 90% das pessoas, bem acima do e-mail.
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Decisão com dado
Indicadores de leitura por comunicado e por canal, acompanhados todo mês.
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Menos dependência do e-mail
Com o Teams ativo, o time desafoga a caixa e tira do e-mail os comunicados mais frequentes.
O pacote é ótimo: as métricas, o dashboard, e um atendimento que escuta a gente e melhora a ferramenta o tempo todo.
Igor Fonseca, comunicação interna da Ocyan