A V.tal, empresa do grupo BTG, possui uma área de comunicação interna que atende as empresas V.tal, V.new e Tecto. Amadurecer os processos da área era um dos principais focos da empresa, e a comunicação interna já vinha nessa direção. Mas, uma das principais partes da operação seguia funcionando de um jeito mais manual: os comunicados internos.
O que mudou
- O disparo saiu do processo manual e passou a ser programado com antecedência, em dois canais.
- Cada comunicado passou a ter métrica de visualização e de clique, por canal e por campanha.
- O Teams entrou como canal formal de comunicação interna, com mais de 90% de visualização.
- O relatório mensal da área saiu de uma montagem manual para meia hora de trabalho.
- A área ganhou argumento com dado para decidir o que comunicar, por onde e com que frequência.
A PowerComm é um copiloto da comunicação interna aqui. Por lá a gente constrói o comunicado, programa, dispara pra base inteira em minutos, manda enquete... dá uma agilidade enorme no nosso dia.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal
O desafio que a V.tal tinha
A área de comunicação interna da V.tal vinha se modernizando havia algum tempo. O atendimento aos clientes internos saiu do e-mail, a área escreveu políticas próprias, criou um fluxo de entrada de demandas. Mas uma das principais partes da operação seguia funcionando de um jeito mais manual: os comunicados internos. O time era refém de uma rotina manual, sem nenhuma ferramenta dedicada. Todo comunicado saía pelo Outlook, montado à mão.
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Cada envio começava do zero
Era construir manualmente cada comunicado, e o Outlook não aceitava disparo em massa. E ainda acontecia de o comunicado chegar desconfigurado na caixa das pessoas.
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Não havia métrica nenhuma
O time sabia quantas pessoas estavam na lista, e era isso. Não dava para saber quem abriu, quem clicou, qual tema puxava atenção. Sem esse dado, a área não tinha como otimizar o próprio trabalho, nem como discutir com as outras áreas o que valia a pena comunicar e por qual canal.
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Não dava para organizar o trabalho
Sem agendamento, o comunicado só podia ser montado na hora do envio. A semana era sempre reativa.
Um exemplo prático disso foi quando, no passado, a V.tal precisou comunicar um regulamento específico de uma região, e a leitura precisava ser comprovada para o jurídico. O time pediu confirmação de leitura pelo Outlook e passou a coletar cada resposta à mão, uma por uma, montando a evidência manualmente.
Esse operacional foi muito pesado na época. Se fosse pela PowerComm, era só extrair os dados e ver quem abriu.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal
Como a V.tal usa a PowerComm
01. Ativar o Teams como canal formal de comunicação interna
Antes da PowerComm, o e-mail era o único veículo. Hoje o Teams é o canal de maior visualização da empresa, com mais de 90%, acima do que a V.tal via como referência de mercado para e-mail.
A adoção do novo canal foi natural, e essa é boa parte do motivo de ter funcionado. O Teams já era o hub de trabalho da empresa, então não foi necessário ensinar ninguém a usar: o comunicado passou a chegar no mesmo lugar onde a pessoa já conversa com o time no dia a dia. E há um detalhe prático que impacta no alcance: muita gente não instala o Outlook no celular, mas instala o Teams.
Com os dois canais rodando, a área escreveu uma régua própria de qual conteúdo vai por onde. Campanha e aviso que perde a validade rápido vão pelo Teams. Processo, sistema e mudança de norma vão por e-mail, que é onde as pessoas procuram quando precisam achar aquilo de novo.
Vai ter uma manutenção no prédio nos dias 20 e 21. Pra que mandar isso por e-mail? Daqui a um ano ninguém vai pesquisar um assunto desse. Manda pelo Teams. Agora, um tutorial de como acessar a intranet, pode ser que daqui a um mês a pessoa precise rever. Aí vai por e-mail.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal
O canal também abriu espaço para um tipo de comunicação que o e-mail limitava. O vídeo roda dentro da própria peça, sem botão de “assista aqui”, então a chance de a pessoa consumir é maior mesmo fora do escritório.
02. Segmentar sem depender de ninguém para isso
A V.tal tem escritórios em cidades diferentes, operação internacional e públicos distintos dentro do grupo. Muitos comunicados não precisam ir para todos. A segmentação roda pelos campos que a integração da PowerComm com a Microsoft traz automaticamente: cidade, escritório, cargo, área.
Na mudança de prédio em São Paulo, por exemplo, a comunicação foi só para quem está no prédio, com os BPs e gestores incluídos, sem tocar na grade da companhia inteira. Quando é uma questão só do Rio de Janeiro, sai só para a base do Rio, e o time tem a evidência de que apenas aquele público recebeu.
Depois do início do uso da plataforma, o time cita dois pontos como os mais impactantes no dia a dia. O primeiro é que a lista se mantém atualizada sozinha — a integração roda automaticamente e já atualiza as bases. O segundo é a autonomia: como a integração com o ambiente Microsoft é fluida, o time de comunicação sobe base sozinho, sem abrir chamado para a TI a cada campanha.
Eu já trabalhei em empresa que usava Microsoft mas tinha outra ferramenta de comunicação. A integração não era tão boa, dava bug na segmentação, a gente vivia dependendo da TI.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal
03. Montar um comunicado que as pessoas querem abrir
O construtor visual da PowerComm facilitou a criação das peças. O time monta em blocos, usando modelos já existentes, e faz testes de disparo antes de enviar. Isso liberou espaço para pensar no conteúdo.
O bolão da Copa do Mundo é um exemplo claro. A V.tal montou um bolão interno em que os colaboradores davam palpite nos jogos, com os acertos valendo prêmio. A campanha inteira rodou pelo Teams, sem nenhum apoio de e-mail, e a captação dos palpites saiu por formulário linkado na peça.
A retrospectiva da liderança transformou um comunicado de leitura em conteúdo: em vez de listar os aprovados do ano, o time montou uma retrospectiva no formato que todo mundo já conhece do Spotify, com o designer construindo o visual em cima disso.
O time também usa GIF nas peças, sempre com alguma referência do momento. Um de Outubro Rosa com uma personagem de novela em alta. Outro com o portão do ENEM se fechando, num comunicado sobre não deixar a inscrição para a última hora. É um recurso simples, e faz a peça parecer uma conversa em vez de um aviso.
De conversa de corredor com colegas, as pessoas falam: nossa, a comunicação melhorou, a linguagem, a quantidade...
Lucas Perfeito, analista de comunicação interna na V.tal
04. Organizar o histórico para conversar com as outras áreas
O time criou um padrão de organização dentro da ferramenta, e é ele que faz o diálogo com as áreas adjacentes ser rápido. Todo comunicado sai com tag: área, campanha e ano. Quando uma área pergunta quantos comunicados saíram sobre um tema, ou qual foi a taxa, a informação já está organizada e agrupada.
Eu quero fazer uma campanha sobre cultura. Coloco lá a tag “cultura” em tudo que eu fizer com aquela tag, depois eu já puxo o relatório daquilo. É coisa de um minuto.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal
Isso vale principalmente para campanha que se espalha no tempo. A de avaliação de desempenho, por exemplo, teve peças em 2025 e voltou no meio do ano seguinte com um checkpoint. A tag mantém tudo agrupado como uma coisa só, mesmo com meses entre um comunicado e outro. As tags também são anuais por decisão do time: a do Arraial Junino de 2026 vale até o fim do ano, e no ano seguinte nasce uma nova.
O time trata a manutenção da ferramenta como parte do processo. Base pontual que já foi usada, imagem que não vai mais servir, rascunho que a área desistiu: tudo é apagado. O resultado é que o painel reflete a realidade — tudo que está agendado vai sair de fato, e a semana inteira já está programada com dias de antecedência.
05. Fazer relatórios mensais
O dado sai da PowerComm já pronto, filtrado por período, tag ou remetente.
Antigamente eu tinha que fazer mil apresentações. Hoje eu compilo o resultado da área toda em uns 30 minutos, uma vez por mês.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal
E o dado mudou a conversa com o resto da empresa. A área de comunicação passou a levar para cada demandante o que aconteceu com o comunicado dele, e a discutir escolha de canal e frequência com evidência.
Hoje em dia é fácil defender as coisas quando você tem argumento. E a gente tem muitos argumentos. A área de comunicação é muito visada justamente porque normalmente não tem isso. Quantos cliques, quantas pessoas visualizaram o e-mail que você enviou pelo Outlook? A gente ficava refém.
Lucas Perfeito, analista de comunicação interna na V.tal
06. Disparar pesquisa junto com o comunicado
A enquete dentro do comunicado facilitou que o time rodasse pesquisa de aprendizado depois de cada ação. Depois de uma campanha junina, por exemplo, o time montou uma pesquisa de cinco perguntas, com as premissas que a área definiu: engajamento, comunicação visual, pertencimento. Em cinco minutos já havia dezenas de respostas.
Com as pesquisas a gente já consegue ver o nível de NPS, então tem um dado rápido de como foi. E tem a possibilidade do campo aberto: os colaboradores ficam livres para expressar a opinião, se gostaram ou não de alguma ação.
Lucas Perfeito, analista de comunicação interna na V.tal
O time consolida os três principais pontos positivos e os três pontos de melhoria de cada ação, registra como lições aprendidas, e usa isso como de-para para a edição do ano seguinte.
07. Rodar a V.News, a newsletter interna da V.tal
A V.News é o exemplo mais completo do que o time construiu utilizando a ferramenta. É um produto editorial de verdade, com decisão de pauta, ritual e mensuração.
Muitas empresas trabalham a newsletter como resumo do que rolou na semana. A V.News não: ela é conteúdo inédito no começo da semana. A chamada dela é “V.News, começa sua semana por aqui”.
Lucas Perfeito, analista de comunicação interna na V.tal
Eles definiram que cada edição teria no máximo quatro temas. Se aparece um quinto, reprioriza: alguma coisa sai. Definiram também um horário fixo, toda segunda às 9h, e o agendamento de comunicados da PowerComm torna esse ritual mais viável no dia a dia, com a edição programada desde a semana anterior. Sempre programam também um lembrete da news que sai na quarta-feira.
Cada um dos quatro temas tem um botão com link próprio. Como a PowerComm rastreia o clique em cada link, o time enxerga qual conteúdo o público quis consumir: a conversa com o CEO, a pesquisa de clima, o evento da semana. E toda edição leva um formulário curto de “achou relevante?”, com campo aberto, montado na própria ferramenta. O que chega ali volta como pauta.
As áreas me procuram pra trazer os conteúdos delas pra dentro da V.News, porque ela está ganhando visibilidade. É uma newsletter que traz produto, traz campanha, bota pessoas em evidência.
Lucas Perfeito, analista de comunicação interna na V.tal
O impacto
A comunicação interna da V.tal hoje roda mais de 500 comunicados por semestre nos dois canais, com um time enxuto e sem agência.
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Maior alcance, agora em dois canais
Mais de 90% de visualização no Teams e em torno de 75% no e-mail, acima do que a área via como referência de mercado.
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Otimização do tempo
De cerca de 40 minutos para programar um e-mail a algo feito em poucos cliques.
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Facilidade na hora de criar relatórios
De uma montagem manual de apresentações a meia hora por mês, e com muito mais informação: visualização, clique e comparativo por canal, campanha, remetente e período.
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Consistência mesmo nas semanas mais cheias
Numa semana que juntou Copa, pesquisa de clima, festa junina e demandas de área, o time rodou perto de 20 comunicados agendados mantendo a rotina de sempre.
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Organização dos processos internos
Criar modelos com a identidade visual da empresa e programar os comunicados das semanas seguintes fez a rotina da área deixar de ser reativa.
Todo ano, quando vamos discutir o orçamento, a PowerComm é uma coisa que a gente não abre mão, porque nos ajuda muito.
Lucas Perfeito, analista de comunicação interna na V.tal
A adoção da ferramenta também foi rápida: o time começou a operar de forma fluida em poucos dias.
É igual à intranet. Se você usa a intranet do SharePoint, não vai precisar de treinamento. É a mesma lógica de bloco e coluna.
Guilherme Roque, especialista de comunicação interna na V.tal